Minggu, 18 Oktober 2009

Audit Mutu Internal (2): Sasaran Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi

Audit Mutu Internal (2): Sasaran Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi
By bambangkesit on Mar 28, 2009 in Audit Mutu Internal

Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit Mutu Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi (Rektor) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM.

Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 9001:200 yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal me-nilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000 Perguruan Tinggi.

Audit Mutu Internal ini, penting dan wajib dilakukan bagi Perguruan Tinggi yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000, untuk me-mastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan Audit Mutu Internal yang telah dilakukan. Tanggapan Pimpinan Per-guruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen. Disinilah semua hasil temuan Audit Mutu Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti. Hasil temuan dari Audit Mutu Internal dan upaya tindak lanjut yang telah diputuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen ini dituangkan dalam sebuah dokumen yang disebut Rencana Manajemen Mutu.

Perencanaan Audit Mutu Internal hendaknya fleksibel agar me-mungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya diper-timbangkan dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Mutu Internal mencakup:

* Penerapan proses secara efektif dan efisien.
* Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
* Kemampuan suatu sistem proses.
* Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien.
* Penggunaan teknologi informasi.
* Analisis data biaya mutu.
* Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
* Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
* Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
* Kegiatan perbaikan.
* Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.

Pelaporan Audit Mutu Internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh auditee dan memotivasi personil Perguruan Tinggi.

Perguruan Tinggi harus melakukan Audit mutu Internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah SMM:

a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi.

b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan memper-timbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya yang tertuan dalam dokumen Rencana Manajemen Mutu. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi, yang dikenal Prosedur Mutu- Audit Mutu Internal. Prosedur Mutu-Audit Mutu Internal ini merupakan prosedur yang harus ada dan dipersyaratkan bagi Perguruan Tinggi yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000.

Bagi Perguruan Tinggi yang baru mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000, perlu ditetapkan sasarannya menurut kondisi yang telah dicapai saat ini. Hal ini sangat penting, agar hasil Audit Mutu Internal yang dilakukan tidak menjadi “momok” yang membebani auditee. Karena jika temuan hasil Audit Mutu Internal ini jadi “mo-mok” yang membebani auditee dikhawatirkan akan menimbulkan dampak psikologis bagi auditee dan resistensi penolakan yang ting-gi terhadap Implementasi SMM ISO 9001:2000. Dampak terbesar yang dapat ditimbulakan adalah kegagalan impelementasi SMM ISO 9001:2000 itu sendiri.

Pimpinan Perguruan Tinggi yang baru membangun dan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 kadang tidak sabar untuk segera melihat hasil implementasinya ini melalui hasil Audit Mutu Internal. Begitu melihat hasilnya kadang kecewa, karena ternyata tidak seperti apa yang diharapkan. Agar tidak membuat semua kecewa maka sasaran audit perlu dirumuskan, disepakati dan dipahami oleh Pimpinan Perguruan Tinggi sesuai dengan skedul implementasinya. Skedul implementasinya menurut pengalaman 6 bulanan, terasa lebih realistis dan tidak terlalu membawa dampak psikologis bagi auditee yang melaksanakan SMM ISO 9001:2000. Berikut ini, rumusan sasaran Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi yang dikelom-pokkan menjadi 4 tahap yaitu :

1. Memastikan Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu

2. Memastikan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu

3. Memastikan Efektifitas Hasil

4. Mengukur Kinerja Manajemen Organisasi dan Kepuasan Pelanggan

Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu

Sasaran Audit Mutu Internal tahap 1 ini, digunakan untuk Perguru-an Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 masih tahap awal yaitu tahap penyusunan Dokumen Sistem Mutu. Tahap ini, tentunya banyak auditee yang baru melengkapi dokumen sistem mutunya. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 6 bulan, sehingga tidak realistis jika sasaran audit mutu internal yang dirumuskan lebih tinggi dari kondisi yang ada. Demikian pada tahap ini, sasaran audit mutu internal yang dirasa tepat adalah kelengkapan dokumen sistem mutu.

Kepatuhan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu

Sasaran Audit Mutu Internal tahap 2 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin. Tahap ini, dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggung jawab, formulir standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 12-18 bulan, sehi-ngga sasaran audit mutu internal yang dirumuskan mengukur tingkat kepatuhan dan konsistenan auditee dalam menerapkan SMM ISO 9001:2000. Demikian pada tahap ini, sasaran audit mutu internal yang dirasa tepat adalah memastikan kepatuhan dan kekonsistenan implementasi SMM ISO 9001:2000.

Keefektifan Hasil Implementasi SMM

Sasaran Audit Mutu Internal tahap 3 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin dan telah melakukan pengukuran capaian sasaran mutu secara rutin. Tahap ini, selain dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggungjawab, formulir standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari, juga auditee telah melakukan pengukuran terhadap sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 18-24 bulan, sehingga hasil-hasil capaian sasaran mutu sudah dapat diukur. Dalam tahapan ini sasaran audit mutu internal diarahkan kepada pemeriksaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Serta pengukuran hasil dari proses kegiatan tersebut dan dibandingkan dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil pembandingan antara sasaran mutu dengan hasil capaiannya ini akan dapat dinilai dan diukur tingkat keefektifan dan efisiensi dari SMM ISO 9001:2000 yang telah diimplementasikan. Oleh karena itu dokumen Rencana Mana-jemen Mutu dari hasil Rapat Tinjauan Mutu menjadi dokumen yang harus diperiksa dan ditelusur oleh auditor. Ketidaktercapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan ditelusur lebih lanjut sampai menemukan akar penyebab ketidaktercapaiannya. Demikian pada tahap ini, sasaran audit mutu internal yang dirasa tepat adalah mengukur keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000.

Mengukur Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan

Sasaran Audit Mutu Internal tahap 4 ini, digunakan untuk Perguru-an Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap lanjut yaitu tahap yang telah melewati tiga tahap sebelumnya, dan arah audit mutu internal tidak lagi masalah efektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:200 lagi tetapi sudah mengarah pada kemampuan kinerja Manajemen Perguruan Tinggi untuk menghasilkan jasa yang mampu memuaskan mahasiswa, orang tua mahasiswa, masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap Perguruan Tinggi tersebut. Tahap ini, kinerja manajemen Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sasaran Audit Mutu Internal. Penerapan audit terhadap klausul-klausul (standar) persyaratan SMM ISO 9001:2000 yang akan menjadi objek utama dari audit dan Manaje-men Perguruan Tinggi harus mampu membuktikan bahwa standar-standar SMM ISO 9001:2000 benar-benar telah dipatuhinya. Auditor akan membuktikan komitmen Manajemen Perguruan Tinggi ter-sebut dengan dokumen Manual Mutu yang memuat pedoman, per-aturan, kebijakan, strategi, dan upaya-upaya manajemen dalam mencapai visi, misi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi serta memelihara SMM ISO 9001:2000 dalam rangka selalu melakukan continual improvement sehingga memuaskan para pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan. Tahap ini, selain mengukur kinerja dari Manajemen Perguruan Tinggi juga mengukur tingkat kepuasan pelanggan yang telah dilakukan oleh Manajemen Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, tahap ini setidaknya Manajemen Perguruan Tinggi sudah melakukan pengukuran terhadap kepuasan mahasiswanya (sebagai pelanggan utama Perguruan Tinggi). Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 telah 24-36 bulan, sehingga sasaran audit mutu internal yang dirumuskan mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta menjaga sustanibility penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya. Demikian pada tahap ini, sasaran audit mutu internal yang dirasa tepat adalah mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta sustainablity implementasi SMM ISO 9001:2000.

Demikian, sekelumit pengalaman semoga dapat menjadi inspirasi bagi para pembaca yang sedang, sudah, dan atau akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya masing-masing. Namun demikian, dalam implementasinya semua ini perlu disesuaikan dengan kondisi, situasi dan sumberdaya masing-masing perguruan tinggi. Semoga bermanfaat. (BQST-09)

sumber : http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/03/28/audit-mutu-internal-2-sasaran-audit-mutu-internal-perguruan-tinggi/

0 komentar:

Poskan Komentar